教学秘书是学校管理教育教学业务的重要力量,是学校设置常规教学管理工作的重要岗位。为进一步规范教学管理,明确教学秘书的职责范围,加强教学秘书队伍建设,提高学校整体管理水平,特制订本办法。
第一章 总 则
第一条 教学秘书是指我校各二级学院从事教学管理主要工作人员。教学秘书实行二级学院和教务部双重管理。
第二条 二级学院设专职教学秘书一人,规模较大的二级学院可根据需要,增加一人。在符合任职条件的前提下,专职教学秘书应保持相对稳定。
第三条 学校人力资源部、教务部、二级学院共同负责教学秘书的业务培训工作,不断提高教学秘书的政治素质和业务水平、信息化管理水平。
第二章 任职条件
第四条 教学秘书任职的基本条件
(一)拥护中国共产党的领导,坚持四项基本原则,坚持立德树人根本任务,爱岗敬业,工作勤奋,办事认真,工作踏实,具有强烈的事业心、高度的责任心,具有实事求是、认真细致、讲求效率和谦虚谨慎的工作作风。
(二)懂得教育科学基本理论和教学规律,具有一定的管理知识、经验和较强的写作、组织协调能力,收集信息和掌握信息,有熟练的统筹协调能力和科学高效的办事能力,身体健康,能独立开展工作。
(三)熟悉学生管理和教学管理的有关规定,乐于为教学服务,为师生服务,具有团结合作精神和奉献精神。
(四)能熟练使用计算机处理教学管理文档资料,具备借助综合教务管理系统完成教学教务管理相关工作的能力。
(五)具有本科及以上学历,初任教学秘书年龄一般应在40岁以下。
第五条 教学秘书的遴选与调整
(一)教学秘书人选主要采用报名自荐的方式,也可由相关部门进行推荐。
(二)教学秘书遴选工作由人力资源部负责进行资格审查,教务部负责制定实施方案,协调、监督、组织实施遴选和分配工作。
(三)教学秘书需进行个别调整时,由各院提出需求,教务部和学院会商解决。
第三章 工作职责
第六条 日常教学运行管理工作
(一)协助二级学院负责人和专业负责人制定和实施本院各专业的人才培养方案、专业建设和规划、课程建设和规划、教学管理规定等;协助二级学院教学负责人和教研室负责人制定和实施教学工作计划,编制实施教学任务。
(二)协助二级学院教学负责人和教研室负责人做好外聘教师管理,核对、汇总、报送本二级学院教师的教学工作量及外聘教师的代课费。
(三)按教务部和二级学院的要求,协助二级学院教学负责人和教研室负责人具体组织安排本二级学院的各项教学活动,协助处理教学过程中的各种突发事件,协助维护正常的教学秩序,落实本单位的各项教学管理规章制度,协助做好各级各类教学检查工作。
(四)协助二级学院教学负责人和教研室负责人组织排课、调课工作,办理本院所开设课程的异动工作,并将教务部批准的课程异动(调课、停课、补课等)情况及时通知到相关教师和班级。
(五)协助二级学院负责人统筹本院教室使用,处理学生的教室使用申请。
(六)协助二级学院教学负责人和教研室负责人完成各项实践教学环节的教学工作,协助做好各类实习、毕业论文(设计)、毕业答辩的组织实施等工作。
(七)协助二级学院教学负责人和教研室负责人组织填报教学管理所需表格,核对数据,为综合教务管理信息系统数据库建设提供基础数据。
(八)协助组织二级学院学生进行网上选课,进行选修课的报送、网上评教课程信息的收集整理,并及时将汇总结果报教务部。
(九)协助二级学院教学负责人和教研室负责人将报预订教材的清单并提交至教务部,协助教材管理部门审查预订教材情况。
(十)完成其他由部门和上级交办的教学运行管理的相关工作。
第七条 考试与成绩管理工作
(一)在教务部和分管教学的二级学院领导的指导下,组织安排考试和试卷印制工作,将考试安排通知到有关的师生,组织、通知参加监考的教师准时到考场参加监考工作,督促教师按照有关规定进行命题、试卷审核、阅卷、登分、试卷分析等工作。
(二)协助二级学院教学负责人和教研室负责人安排考试不及格学生的补考、重修工作以及申请缓考、免修免考学生的相关工作。
(三)保管二级学院教师的综合教务管理系统的个人密码,办理教师密码查询、学生密码重置工作。
(四)收集和整理考试成绩登记表、质量分析表等存档备查。
(五)协助办理对考试成绩有异议学生的复议申请、成绩修改申请等工作。
(六)协助教务部做好大学英语四、六级考试、全国计算机等级考试、普通话等级测试以及各类社会化考试等工作。
(七)完成其他由部门和上级交办的考试与成绩管理的相关工作。
第八条 教学档案管理工作
(一)做好校历、专业培养方案、教学大纲、教学工作计划与总结、教学进度计划表、教师任课表等教学文件的归档、保管工作。
(二)协助建立和完善教师教学业务档案库。
(三)做好二级学院教学会议、教学活动及教学检查相关材料的记录归档工作。
(四)完成其他由部门和上级交办的教学档案管理的相关工作。
第九条 学籍与学位管理工作
(一)组织新生的报到注册工作。核对新生报到数据,为本科教务管理信息系统数据库建设提供基础数据。组织学生的入学注册登记,统计学生的注册情况,统计学生人数变动,建立学籍档案,并按要求及时报教务处备案。
(二)在教务部指导下,审查学生学籍资格,办理学籍手续,开展学生编班(核实、调整)、休学、学业警示、复学、转专业、转学、退学、保留学籍、延长学习年限等相关事宜。
(三)按时编制、提供本单位应届毕业生毕(结)业、学位授予资格审查名册。负责组织毕业班学生准时参加电子图像采集,协助完成电子注册、学历认证的有关工作。
(四)组织发放毕业证书和学位证书,接受遗失毕业证和学位证的校友的咨询,指导学历证明的办理工作。
(五)完成其他由部门和上级交办的学籍管理的相关工作。
第四章 基本权利
第十条 教学秘书享有的权利
(一)按有关规定对学校的教育教学管理工作提出意见或建议。
(二)参加学校有关的教学工作会议或受二级学院负责人的委派代表本院参加有关会议并发表意见或建议。
(三)参加二级学院教师组织的与教育教学管理有关的会议,参加本院教学管理工作研究会议,根据需要参加本二级学院或教研室的教学研究活动。
(四)参加有关业务培训、进修提高、学术交流、评奖。
第五章 工作考核
第十一条 教学秘书的聘期为三年,期满考核合格者可连任。教务部和各二级学院按管理职能对教学秘书的工作进行管理和考核。
第十二条 建立教学秘书例会制度,教务部每月召开一次教学秘书会议。
第十三条 学校建立教学秘书考核制度。教学秘书考核工作每学年进行一次,由教务部负责组织,实施细则另行规定。
第十四条 教学秘书的考核主要考核其德、能、勤、绩,考核优秀者下一年度绩效上浮10%。
第六章 附 则
第十五条 本办法由教务部负责解释,自通过之日起执行。原《山西传媒学院教学秘书管理办法》(山传教务〔2019〕2号 )同时废止。
山西传媒学院
2022年10月21日